Ein durchschnittlicher Mitarbeitender verbringt täglich 2,5 Stunden mit wiederkehrenden Aufgaben, die sich automatisieren ließen. Wie viel Zeit verliert Ihr Unternehmen?
Abläufe, die sich besonders gut automatisieren lassen:
- E-Mail-Bearbeitung: Klassifizierung, automatische Antworten, Nachfassen
- Rechnungsstellung: Erstellung, Versand und Zahlungserinnerungen
- Berichte: Datenerfassung und automatische Erstellung
- Lagerverwaltung: Bestandswarnungen, automatische Bestellungen
- Onboarding: Anlegen von Konten, Zuweisung von Ressourcen
Automatisierungswerkzeuge nach Bereich:
Für Marketing:
- Mailchimp: automatisiertes E-Mail-Marketing
- Hootsuite: Veröffentlichung in sozialen Netzwerken
- HubSpot: Lead-Automatisierung
Für Vertrieb:
- Pipedrive: automatische Nachverfolgung von Verkaufschancen
- Calendly: automatische Terminplanung
- DocuSign: elektronische Vertragsunterzeichnung
Für Verwaltung:
- Zapier: verbindet mehr als 5.000 Anwendungen
- Microsoft Power Automate: Integration mit Office 365
- IFTTT: einfache, aber wirkungsvolle Automatisierungen
Für Buchhaltung:
- QuickBooks: automatische Rechnungsstellung und Abstimmung
- Expensify: automatische Spesenverwaltung
- Stripe: automatische Zahlungsabwicklung
Praxisbeispiel: Automatisierung eines Vertriebsprozesses
Vorher (manuell — 3 Stunden pro Lead):
- Der Lead füllt das Webformular aus
- Der Vertriebsmitarbeiter erhält eine E-Mail und legt den Kontakt im CRM an
- Versendet eine persönliche Willkommensmail
- Trägt einen Folgetermin in den Kalender ein
- Erstellt ein individuelles Angebot
- Versendet das Angebot per E-Mail
- Plant Erinnerungen zur Nachverfolgung
Nachher (automatisiert — 15 Minuten pro Lead):
- Der Lead füllt das Webformular aus
- Der Kontakt wird automatisch im CRM angelegt
- Die Willkommensmail geht automatisch raus
- Ein Folgetermin wird automatisch geplant
- Das Angebot entsteht aus einer Vorlage
- Es wird automatisch versendet
- Der Vertriebsmitarbeiter erhält automatische Erinnerungen
Der ROI der Automatisierung:
- Eingesparte Zeit: 85 %
- Weniger Fehler: 95 %
- Kundenzufriedenheit: +40 %
- Reaktionszeit: −70 %
So fangen Sie an:
- Zeichnen Sie Ihre aktuellen Abläufe auf
- Erkennen Sie die wiederkehrenden Aufgaben
- Berechnen Sie den Zeitaufwand
- Wählen Sie ein einfaches Werkzeug für den Start
- Automatisieren Sie einen Ablauf nach dem anderen
- Messen Sie die Ergebnisse
- Weiten Sie schrittweise aus