Cloud für KMU: Was Sie migrieren und was vor Ort bleiben sollte

Wenn ein Kunde mir sagt, er wolle “in die Cloud”, frage ich zuerst, was er darunter versteht, denn es ist fast nie das, was der Anbieter meint. Das hier ist, was ich in diesem ersten Gespräch erkläre.

Was die Cloud für ein KMU bedeutet

Für ein Unternehmen mit zehn oder fünfzig Mitarbeitern bedeutet Cloud selten AWS oder Azure. Es bedeutet eines von drei Dingen oder eine Mischung daraus:

• SaaS: Software, die Sie mieten und die jemand anderes wartet. Microsoft 365, Google Workspace, das CRM. Sie verwalten Benutzer und Daten, keine Server.
• Gehostete Server: Ihr bisheriger Server, aber als virtuelle Maschine in einem Rechenzentrum. Sie administrieren ihn weiterhin selbst; nur der Standort ändert sich.
• Hybrid: E-Mail und Dateien als SaaS, dazu ein oder zwei Systeme, die im Büro bleiben, weil es keine vernünftige Alternative gibt.

Die meisten KMU landen beim dritten Modell, und das ist in Ordnung. Die Frage lautet nicht “Cloud ja oder nein”, sondern “was gehört wohin”.

Was zuerst migriert wird und was vor Ort bleibt

Es gibt eine Reihenfolge, die fast immer funktioniert: vom Standardisierten zum Speziellen.

Was zuerst geht

• E-Mail und Kalender. Der größte Nutzen und die geringste Abhängigkeit von Ihrer Infrastruktur. Wenn noch ein Exchange im Büro läuft oder die Mails beim Webhoster liegen, ist das der erste Kandidat.
• Bürodateien. SharePoint oder OneDrive ersetzen die Netzwerkfreigabe auf dem Server für fast alles.

Was später kommt oder gar nicht

• Fachanwendungen (ERP, Werkstattverwaltung, Praxissoftware). Gibt es beim Hersteller eine Cloud-Version, wird sie geprüft; wenn nicht, bleibt sie.
• Software, die Maschinen steuert: Waagen, Drehbänke, Diagnosegeräte. Sie muss neben der Maschine stehen.
• Latenzempfindliche Anwendungen, etwa Datenbanken mit vielen kleinen Schreibzugriffen aus dem Büro. Lokal antworten sie in Mikrosekunden, über das Internet in Millisekunden, und das merkt man.

Ein realistischer Phasenplan

Migrationen scheitern eher an der Reihenfolge als an der Technik. Das ist die, die ich verwende.

1. Inventar. Welche Anwendungen gibt es, wer nutzt sie, wo liegen die Daten, was hängt wovon ab. Inklusive dessen, woran sich niemand erinnert, etwa der Drucker, der auf den Server scannt.
2. Pilot. Zwei oder drei Personen, eine Woche, mit bereits migrierten Mails und Dateien.
3. E-Mail und Dateien für alle. Ein Wochenende für die Mails, dann die Dateien Abteilung für Abteilung. Der alte Server läuft einen Monat schreibgeschützt weiter, bevor er abgeschaltet wird.
4. Fachanwendungen. Eine nach der anderen, jede mit eigenem Testplan und eigenem Rückfallplan.

Sicherheit und Compliance

Daten aus dem Büro zu verlagern macht sie weder sicherer noch unsicherer. Was sich ändert, ist der Perimeter: Es ist nicht mehr der Router, sondern die Identität.

• MFA für jedes Konto, ohne Ausnahme für die Geschäftsführung. Ein Passwort allein schützt nichts mehr.
• Bedingter Zugriff: Anmeldungen aus einem Land, in dem Sie keine Mitarbeiter haben, oder von einem nicht verwalteten Gerät werden blockiert oder zusätzlich geprüft.
• Backups Ihrer SaaS-Daten. Der Anbieter garantiert, dass der Dienst läuft, nicht, dass Ihre Daten noch existieren, wenn jemand sie löscht oder Ransomware sie über den Sync-Client verschlüsselt. Sie brauchen eine unabhängige Kopie, wie bisher auch: Die 3-2-1-Strategie gilt weiterhin.
• DSGVO und Datenstandort. Wählen Sie beim Anlegen des Tenants EU-Regionen, lesen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentieren Sie, wo die Daten liegen.

Die Kosten, die nicht im Prospekt stehen

Die Cloud ersetzt eine einmalige Anschaffung (ein Server alle fünf oder sechs Jahre) durch ein Abonnement, das nie endet. Keines ist per se besser; rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen. Was häufig überrascht:

• Lizenzen. Der günstigste Microsoft-365-Plan enthält nicht, was Sie für bedingten Zugriff oder Geräteverwaltung brauchen. Wechseln Sie die Stufe, bevor Sie es mitten im Projekt feststellen.
• Datenausgang (Egress). Hochladen ist kostenlos, große Mengen herauszuholen meist nicht. Das zählt, wenn Sie den Anbieter wechseln oder nach außen sichern wollen.

Wie Migrationen scheitern

Muster, die ich immer wieder sehe:

• Lift-and-Shift eines Servers, den niemand versteht. Die VM wird unverändert kopiert, samt Windows ohne Support und undokumentierter Anwendung. Sie ist genauso fragil, nur teurer und weiter weg.
• Kein Ausstiegsplan. Niemand fragt, wie die Daten herauskommen, wenn der Anbieter die Preise erhöht oder schließt. Verlangen Sie Exporte in offenen Formaten, bevor Sie unterschreiben.
• Ein einziges Administratorkonto, mit MFA auf dem Handy von jemandem, der gerade im Urlaub ist. Sie brauchen zwei Administratoren und ein Notfallkonto, das außerhalb des Systems aufbewahrt wird.

Wann die Cloud die falsche Antwort ist

Auf Mallorca gibt es einige klare Fälle:

• Schlechte Anbindung. Eine Finca oder eine Werkstatt im Inselinneren mit instabiler Leitung sollte zum Arbeiten nicht vom Internet abhängen. Liegt das ERP in der Cloud und fällt die Leitung aus, steht der Betrieb.
• Latenzempfindliche Workloads oder solche, die täglich viele Gigabyte zwischen Rechnern im Büro bewegen.
• Software, die an Maschinen gebunden ist und meist einen bestimmten PC, einen bestimmten Anschluss und eine bestimmte Windows-Version verlangt.

In diesen Fällen ist es richtig, dieses System vor Ort zu lassen, sauber gesichert, und alles andere in die Cloud zu bringen.

Womit Sie anfangen sollten

Machen Sie das Inventar, auch wenn Sie dieses Jahr nichts migrieren. Liegt die E-Mail noch im Büro oder beim Webhoster, ist das der erste Schritt und ein guter Moment, um zwischen Microsoft 365 und Google Workspace zu wählen. Und wenn Sie einen Server mit Fachanwendungen haben und unklar ist, was gehen kann und was nicht, ist das genau die Analyse, die wir in der Cloud-Architektur machen, bevor wir etwas anfassen.